¿Cuánto porcentaje se retiene para el IRPF?

– Soy parte del equipo directivo de un colegio, y uno de nuestros trabajadores nos ha pedido, por circunstancias suyas personales, que le apliquemos en su nómina un tipo de retención superior a lo que establece la ley. ¿Podemos hacer eso?

– Aunque lo recomendable es ajustarse a la escala establecida en el Reglamento del IRPF, sí puede aplicarse, cuando el trabajador lo solicite, un tipo superior, pero nunca inferior.

Por todos es conocida la obligación del empresario de retener e ingresar a cuenta una parte del salario de los trabajadores, pues, de acuerdo con el artículo 74.1 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), “las personas o entidades contempladas en el artículo 76 de este Reglamento que satisfagan o abonen las rentas previstas en el artículo 75, estarán obligadas a retener e ingresar en el Tesoro, en concepto de pago a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas correspondiente al perceptor, de acuerdo con las normas de este Reglamento”.

Por tanto, ateniéndonos a los citados preceptos, entre otros sujetos obligados están “las personas jurídicas y demás entidades, incluidas las comunidades de propietarios y las entidades en régimen de atribución de rentas”; y en cuanto a las rentas sujetas a retención, se citan, entre otras, “los rendimientos del trabajo”.

Dicha obligación conlleva aplicar un determinado tipo de retención, en función de las circunstancias económicas y personales del afectado, y en todo caso conforme a las exigencias previstas legalmente. Es decir, elegir qué tipo hay que aplicar no queda al arbitrio del trabajador ni del empresario, sino que han de respetarse los mínimos establecidos en la normativa. Precisamente, en la misma norma reglamentaria ya citada, conforme a lo previsto en los artículos 80 y siguientes de la misma, se prevé, entre otros cálculos, el de la base para hallar el tipo, y que viene a tener en cuenta la suma de las retribuciones que vayan a percibirse en el año natural, aplicándose la escala que igualmente se estipula en la norma.

Sentadas estas premisas, mientras esté vigente la relación contractual entre trabajador y empresario, pueden sobrevenir situaciones que impliquen una regularización del tipo de retención a aplicar, bien por resultar modificada la retribución total anual prevista (por ejemplo, la actualización de tablas salariales), bien por variaciones en las circunstancias personales del trabajador (por ejemplo, el nacimiento de un hijo). En el primer caso, la empresa está obligada a aplicar el nuevo tipo desde el momento en que se producen las variaciones; en el segundo, el trabajador debe informar de los cambios mediante la presentación del documento Modelo 145 (excepto cuando supongan una reducción del tipo).

Una vez presentado el 145, la empresa puede aplicar el nuevo tipo de retención, bien en la próxima nómina que se vaya a emitir –siempre que se haya informado con al menos cinco días de antelación a su confección–, bien de manera trimestral (en abril, julio u octubre). Si, contando con toda la información, la empresa no lleva a cabo la regularización correspondiente, será responsable de los importes dejados de ingresar. Y en consecuencia, la Agencia Tributaria podrá exigir la retención más una sanción de entre el 50% y el 150% de ese importe.

Sin embargo, cuando el tipo de retención haya sido inferior y, por tanto, se hayan dejado de ingresar algunos importes, a causa de la falta de comunicación por parte del trabajador, o incluso por resultar incorrecta la comunicación, la responsabilidad recaerá sobre el empleado, eximiendo de la misma a la empresa.