–En la institución seguimos recibiendo notificaciones de terceros relacionados con la obligación de establecer un sistema interno de información que abarque todas nuestras actividades. ¿Hasta qué punto estamos obligados a tenerlo?
–La Ley 2/2023, de 20 de febrero, establece la obligación de contar con un completo sistema interno de información que se compone tanto del habitual canal de comunicación (lo que en la práctica se conoce como canal de denuncias/informante o canal ético), como del proceso de gestión y seguimiento de la información recibida.
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, protege a quienes informen acerca de determinadas vulneraciones del ordenamiento jurídico que incluyen las infracciones penales, infracciones administrativas graves o muy graves e infracciones del derecho de la Unión Europea, y que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
Sin perjuicio de otras entidades y organismos, todas las empresas que tengan contratados 50 o más trabajadores están obligadas a disponer de un sistema interno de información implantado antes del día 1 de diciembre de 2023. Si la empresa tiene un número de trabajadores superior a 249, el plazo señalado fue el pasado 13 de junio.
La gestión del sistema interno de información se podrá llevar a cabo dentro de la propia entidad o acudiendo a un tercero externo, siempre que este ofrezca garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.
En todo caso, el sistema interno de información deberá contar con una política de denuncias que se establezca dentro del Programa de Prevención de Delitos Penales de la entidad. Esta política debe ser comunicada a los empleados y colaboradores, junto con la Política de Cumplimiento, el Código Ético y de Conducta correspondiente, así como cualquier otro protocolo de actuación establecido por la entidad. Es importante destacar la protección explícita al informante en dicha política.
Canal de denuncias
Todos los procedimientos del canal de denuncias deben estar debidamente regulados por el Programa de Prevención de Delitos Penales de la entidad. Estos procedimientos deben ser comunicados a los empleados y colaboradores, y estar disponibles públicamente y de fácil acceso para todos. Es importante que se especifiquen todas las etapas del proceso: desde la comunicación de la infracción, el triaje de la denuncia y la investigación interna, hasta el cierre del procedimiento.
El canal de comunicación integrado en el sistema debe permitir realizar comunicaciones por escrito, verbalmente o por ambas vías, ya sea a través de medios electrónicos o de manera presencial. El sistema debe garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de la correspondiente entidad u organismo, para que el primero en conocer la posible irregularidad sea la propia entidad u organismo. Todas las comunicaciones a través de este canal serán estrictamente confidenciales, y se garantizará la posibilidad de realizar y tramitar comunicaciones de forma anónima.
Además, las empresas deberán proporcionar la información adecuada de forma clara y fácilmente accesible sobre el uso de todo canal interno de información que hayan implantado, así como sobre los principios esenciales del procedimiento de gestión.
Sin perjuicio de la existencia de diferentes fórmulas que pueden ser utilizadas para la implantación de este tipo de sistemas, es importante que cada institución cumpla con esta obligación para evitar posibles sanciones y garantizar un entorno laboral más transparente y justo.
La cifra
50 trabajadores es el mínimo exigido por la ley para que en una empresa sea obligatorio disponer de un sistema interno de información.
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