No corren buenos tiempos para nuestros archivos. Quizá esta breve reseña sirva como llamada de atención para que les demos una ojeada, tanto a los provinciales como a los locales, y para no dejar pasar más tiempo sin ponerlos al día.
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Resumamos el tema en una especie de propuesta general: “En las curias provinciales, lo mismo que en las casas y residencias, haya un archivo convenientemente ordenado en el cual se recojan y conserven todos aquellos documentos escritos, grabados o filmados que se refieran al organismo y pueden tener interés histórico. También se archivarán los libros de gobierno y administración, una vez concluidos”.
La elección del secretario-archivero provincial
En las provincias suele coincidir el cargo de secretario con el de archivero. Hay que tener en cuenta que no es lo mismo. Si al secretario provincial se le exige un conocimiento notable de la vida y misión de la provincia, el archivero provincial debería tener un conocimiento notable de la vida de los organismos menores y de la congregación en general. Es decir, de su vida e historia. Por tanto, cuando se elige a un secretario hay que tener presente que se elige también a un archivero, a no ser que se trate de dos personas distintas, tema a considerar.
El archivo provincial
El archivo no solamente es el conjunto de documentos de un organismo mayor o menor de la congregación, relacionados con su vida y misión, sino que es un testimonio de su pasado y una fuente informativa para la historia del organismo y de la congregación. Es la base de las pruebas testimoniales de lo que está todavía en vigor.
Sus funciones
El secretario debe ser consciente de sus deberes y obligaciones como archivero. Cuidar y promover la memoria histórica del organismo. Interesarse por la situación de los archivos de las casas de su Organismo. Recibir la documentación y archivarla. Cuidar para que los documentos se conserven adecuadamente en armarios y archivadores seguros. Y, finalmente, debería contar con los datos suficientes para poder confeccionar una historia documentada del organismo.
Contenidos del archivo provincial
En el archivo deben constar dos tipos de datos:
1. Los datos sobre la vida y misión del organismo:
- decretos de constitución o declaración auténtica del superior mayor propio sobre la condición jurídica de cada organismo, títulos de propiedad,
- nombramientos de los respectivos gobiernos,
- libros de gobierno y de administración concluidos,
- correspondencia activa y pasiva del superior mayor,
- documentos que se refieren a estructuras, obras, e instituciones relacionadas con el organismo: gobierno general, diócesis, autoridades civiles, asociaciones seglares, etc.
- boletines de la congregación, del propio organismo y, si llegan, de otros.
2. Los datos sobre las personas:
Ficha personal de cada miembro del organismo, con sus respectivos certificados (bautismo, confirmación, profesión, ordenación, curriculum vitae, hechos importantes de su vida, trabajos, fallecimiento).
Y, para terminar, demos importancia a la elección de los secretarios locales. Ahí debería comenzar a notarse el verdadero interés por nuestros archivos provinciales.
